SEGUIMIENTO Y CONTROL

Si, sería genial que estas dos palabras hubieran estado mas presentes en los últimos años, seguro que ahora no estaríamos indignados desde primera hora de la mañana y no habría overbooking ” los lunes”, al sol.0002858355VV-1920x1280

Pero hoy solo quiero hablar de su uso en los proyectos que ponemos en marcha en las empresas, grandes o pequeñas. No solo de los concretos sino también del negocio en si mismo. Cuando trabajamos en ellos, dedicamos dos tercios a la creación y un tercio para la ejecución seguimiento y control, cuando realmente son en la mayoría de las ocasiones, la razón del éxito.

Peter Drucker decía:“…es preferible la implantación efectiva de una estrategia mediocre que el mejor plan mal aplicado”.

Obviamente tenemos que llegar hasta la ejecución habiendo pasado por cada una de las fases de una manera rigurosa, y gran parte del valor vendrá determinado por si el contenido en sí, es creíble, medible, un reto alcanzable y lógicamente supone una mejora sobre lo actual.

Ahora bien, podemos haber llegado hasta ahí rayando la perfección, y observar pasados unos meses, que nada se cumple según lo previsto. Achacar la culpa a la idea o a alguna de las fases posteriores, sin ser conscientes que algo falló una vez que el proyecto se puso en marcha y que, nunca o casi nunca, se dieron las circunstancias adecuadas para que pudiera funcionar.

Mi experiencia es que solemos ser buenos en las ideas y lanzamiento y a partir de ahí dejamos a otros que hagan el trabajo con muy poca o nula presencia.

Si tenemos en la mesa un test o experimento, estas fases son vitales, pues de lo que se trata es de validar para poder hacerlo efectivo a mayor escala y necesitamos asegurar que lo que en su momento planteamos es tal y como se diseñó. Que, por tanto, tendrá beneficios para el negocio, indirectos o directos. Recordemos las “5 Claves a tener en cuenta para hacer un experimento” que escribía el 28 de Enero.

Si ya hemos pasado por la prueba, está clara o testada por otros, debemos mantener las variables tal y como las habíamos previsto, durante todo el tiempo, o hacer los cambios necesarios en función de los nuevos factores, para que el resultado sea el esperado.

Deberíamos ser muy rigurosos cuando decimos; “esto no funciona”, “este producto no vende”, “este montaje no llama la atención”, del mismo modo que cuando empleamos esas expresiones tan propias; “esto vende un huevo” (con perdón) o  “esta exposición es la bomba”.

En este sentido, cuando hablamos de Seguimiento, nos referimos a realizar el análisis de la información, cuentas de explotación, productos mas vendidos, participación, estacionalidad, históricos, etc. Estos kpis o indicadores para monitorizar el proyecto, también deben estar planteados desde el inicio, de modo que ya sepamos qué y contra qué nos vamos a medir.

En esta fase identificamos cualquier posible desviación o riesgo con respecto a lo que teníamos previsto, y podremos actuar para reconducir los resultados. Lógicamente deberíamos ser lo suficientemente rigurosos para sacar conclusiones objetivas y no las que en un momento determinado nos puedan ser mas beneficiosas. Cuando el margen falla, buscamos ventas, cuando falla volumen buscamos unidades.. y viceversa. Siendo firmes, quizá evitemos situaciones mas complejas, donde las acciones para corregir ya no sean tan validas o efectivas.

En la fase de Control comprobamos si todo sigue en línea con lo planeado y si, según el análisis, debemos realizar cambios para corregir las desviaciones.

Y aquí vuelvo a recordar, bajar al terreno no es una necesidad, es una obligación, no solo del que controla, si no del que valora al que controla. Mientras, desde una posición mas atrasada, otros te dan soporte y te ayudan en los problemas.

Es la fase mas táctica y dura, pues significa enfrentarse a la realidad del día a día. Son las pegas, la reticencia al cambio, el individualismo, los estereotipos, además de todas las variables habituales que forman parte de este mercado tan incierto.

Sí, a menudo es ir a pecho descubierto, algo así como desembarcar solo en Normandía mientras, con suerte, el General te observa con los prismáticos a mas de 5 km. Por eso es muy importante el trabajo que hemos hecho en la ejecución, buscando aliados, fuego de apoyo, para poder completar cada etapa. No garantiza, pero ayuda.

Hasta aquí, nada que la mayoría no conozca. Nada especial que vaya a ser la llave en las próximas acciones. El quiz, como en otras muchas cosas en la vida, es conocer porqué, a pesar de tenerlo meridianamente claro, no sucede en la práctica. Incluso empezar a reconocer que sucede. Y lo mas importante, qué se está haciendo para evitar que esto siga sucediendo. Porque, al igual que en el desembarco de Normandía, las bajas pueden formar parte del plan, pero quizá no tengan mucho sentido, si la medalla se la tiene que poner el General que estaba detrás de los prismáticos.

La desconexión entre ideas y ejecución, la problemática en la puesta en marcha de los proyectos, la lentitud, el desconocimiento de las razones por las que no se consiguen los objetivos, suele ser indicadores de trabajo en silos, de excesiva distancia entre líneas, con indefinición de responsabilidades y/o de falta de determinación para hacerlas conocer y cumplir.

Analizar estos fallos y solucionarlos, forma parte del Seguimiento y Control de la estrategía general de la Compañía.

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